Benachrichtigung für Unterschriftlauf einstellen

Im Unterschriftlauf haben Sie mit verschiedene standardisierten Begriffen zu tun:

Zur Kenntnis nehmen Die Kenntnisnahmen können im Mediencenter dokumentiert werden. Diese haben keinen Einfluss auf die weitere Bearbeitung. Die Reihenfolge der Kenntnisnahmen ist unwichtig.

Abzeichnen Sachbearbeitende eines Dokumentes zeichnen das Dokument ab und geben es damit frei für den Unterschriftlauf.

Mitzeichnen Mitzeichnen können eine(r) oder mehrere Sachbearbeitende. Sobald ein:e Mitzeichner:in das Dokument unterschrieben hat, bekommt der nächste Sachbearbeitende eine Nachricht über die notwendige Unterschrift.

Schlusszeichnen Schlusszeichnen können nur Sachbearbeitende, die das Unterschriftsrecht haben (Verwaltungsmodul > System > Benutzerverwaltung > Benutzer > Unterschrift). Schlusszeichnende stehen immer in der letzten Zeile des Unterschriftlaufs.

Im Gegensatz zur Kenntnisnahme bildet der Unterschriftlauf die Hierarchie im Amt ab. Daher spielt die Reihenfolge der Zeichnungen eine große Rolle.

Sobald für ein Dokument in seinen Dokumenteneigenschaften unter Unterschriften der Unterschriftlauf eingestellt und Sachbearbeitende zugewiesen wurden, die eine Unterschrift leisten müssen, werden ausgewählte Sachbearbeitende mit einem Termin aufgefordert, ihre Unterschrift zu leisten.

Im Mediencenter liegen alle Dokumente, auch solche, für die ein Unterschriftlauf gestartet werden kann.

Parameter > Textverarbeitung > Dokumente > Standardrucke

Legen Sie in den Parametern für Standarddrucke die mit Unterschriftlauf genutzt werden sollen, den Unterschriftlauf fest.

Nehmen Sie Einstellungen an den Parametern

• Voreinst. Schlusszeichner stellen Sie, ob der zuständige Sachbearbeitende als Schlusszeichner im Unterschriftlauf voreingestellt sein soll. Wenn Sie dies aktiviert haben, müssen Sie darauf achten, die Reihenfolge der Zeichnungen so zu sortieren, dass der Schlusszeichner am Ende steht. Ansonsten lässt sich der Unterschriftlauf nicht starten.

• Signieren bei Schlussz. Mit diesem Schalter legen Sie fest, dass beim Schlusszeichnen die Signatur-Software direkt gestartet werden soll. Dies ist nur bei einer PDF sinnvoll. Siehe auch Standarddrucke einrichten

Setzen Sie in diesen Spalten den Schalter bei jeweiligen Standarddruck auf Ja.

Solange der Unterschriftlauf noch nicht gestartet wurde, kann er ohne Einschränkungen bearbeitet werden.

Auch ein Bearbeiten des Unterschriftlaufs nach seinem Start ist möglich, allerdings mit Einschränkung: alle Mitzeichner:innen, die schon mitgezeichnet oder die Benachrichtigung über die anstehende Mitzeichnung erhalten haben, können nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden.

Klicken Sie Unterschriftlauf bearbeiten , um den Bearbeiten-Modus zu starten und nehmen die gewünschten Änderungen vor.

1. Markieren Sie eine Zeile.

2. Klicken Sie die Pfeil-Symbole , um die Reihenfolge des Unterschriftlaufs anzupassen.

Sollte eine Unterschrift, als Mitarbeitende, zu viel eingetragen sein, können Sie diese löschen.

1. Markieren Sie die entsprechende Zeile.

2. Klicken Sie das Zeile löschen-Symbol .
   Die Zeile wird zum Löschen rot hinterlegt markiert.

3. Klicken Sie im Reiter Vorgang die Schaltfläche Speichern .
   Die markierte Zeile wird gelöscht.

Aufgaben /Termine

In der Übersicht des Mediencenters sieht man nur Dokumente aus einem Ordner. Weitere Dokumente mit aktiven Unterschriftläufen können sich in anderen Ordner befinden.
Im Vorgang können Sie unter Registratur > Aufgaben/Termine alle aktiven Unterschriftläufen für diesen Vorgang sehen.

Klicken Sie in der Vorgang-Navigation unter Registratur den Unterpunkt Aufgaben / Termine.
Im Arbeitsbereich erscheinen alle Aufgaben und Termine.
In der Gruppe Unterschriftlauf können Sie sich alle Läufe anzeigen lassen. Die Symbole hinter dem Lauf entsprechen denen im Mediencenter, siehe oben.

Chronologie

In die Chronologie werden bestimmte Ereignisse wie Abbruch, Verweigerung u. ä. eingetragen, weil diese sonst nach einem Neustart des Unterschriftlaufs nicht mehr nachvollziehbar wären.

Zwar lässt sich der Unterschriftlauf sowohl an der Word-Datei wie auch an einem PDF starten, an einem PDF bietet er jedoch einige Vorteile.

Eine PDF-Datei ohne Schutz kann beliebig geändert werden.
Nach dem Unterschriftlauf ist dies nicht mehr möglich. Details dazu finden Sie in Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei auf dem Reiter Sicherheit.
Ein Ändern ist nicht möglich, da die PDF-Datei mit einem zufälligen Kennwort geschützt wird, das nur temporär existiert. In der Folge ist jede Änderung und Kommentierung des Dokuments ausgeschlossen.

Unser Tipp:
Stellen Sie für die Standardvorlage, die geschützt werden soll, Endgültig PDF auf Ja, siehe Standarddrucke einrichten.
Wird nun der Unterschriftlauf schon an der Word-Datei angelegt und das Dokument auf Endgültig gesetzt; automatisch eine PDF erzeugt, an der dann der Unterschriftlauf gestartet werden kann.

Sie können sich die Benachrichtigung zu Unterschriften auch direkt auf der Startseite anzeigen lassen, siehe Termine/Wiedervorlagen einstellen und Terminübersicht.

Dazu setzen Sie Ihre Einstellungen zur Wiedervorlage Zu leistende Unterschriften anzeigen auf Ja.

Achten Sie darauf, dass im Feld für Ihr Name eingetragen ist.

So sehen Sie direkt auf der Startseite die Mitteilung für eine notwendige Unterschrift.
Sie können direkt auf den Vorgang klicken, um den Vorgang zu laden und die Unterschrift zu leisten.